„Zu glauben, dass wir unsere Möglichkeiten ausschöpfen, ist einer unserer größten Irrtümer.“
Diesen Spruch hat ein guter Freund von mir geprägt, Dr. Dieter Höntsch. Und seine kleinen wundervollen Büchlein heißen nicht nur so, sie sind auch wirkliche „Gedankengeschenke“.
Schöpfen wir im beruflichen Kontext denn immer unsere Möglichkeiten aus? Sicher nicht. Unternehmer und Praxisinhaber können ein Lied davon singen. Sie haben viele Gemeinsamkeiten: Verantwortung für ihr Tun und Handeln, eine Führungsposition in dem Team, was sie leiten, zahlreiche administrative Aufgaben und eine Menge Verantwortung. Wenn ich mich mit ihnen unterhalte, stelle ich immer wieder fest: die meisten von ihnen unterliegen dem Glauben, zu wenig Gestaltungsspielraum zu haben. Vor allem verbindet sie oft eine Sache, die sie nicht haben, und das ist: Zeit! Zeit ist neben Gesundheit unser wertvollstes Gut.
Doch ist Zeit wirklich Mangelware in der heutigen Zeit?
Was macht es mit uns, wenn wir meinen, zu wenig Zeit für die wichtigen Dinge zu haben? Wir bauen oft unbewusst Druck auf und empfinden diese Situationen als negativen Stress. Infolge empfinden wir Anspannung, Müdigkeit, Erschöpfung bis hin zur Entstehung von Burnout. Wenn Sie das Gefühl haben, besonders belastet zu sein, ist es ratsam, sofort entgegenzuwirken. Und genau hier sollten wir ansetzen – die Möglichkeiten dafür zu erkennen und auszuschöpfen.
Wie also können wir Stress verringern und wo im Unternehmensalltag können wir in diesem Konsens Zeit einsparen, um mehr Freiraum zu haben?
Beginnen Sie bei der Aufgabenverteilung in Ihrem Unternehmen.
Muss sich ein Unternehmer eigentlich immer selbst um alle administrativen Aufgaben kümmern? Fragen Sie sich selbst, inwiefern Sie die Möglichkeit, Vertrauen zu Ihren Mitarbeitern aufzubauen, um Kompetenzen guten Gewissens abzugeben, wirklich ausgeschöpft haben!
Eine gezielte Delegation von Aufgaben und Kompetenzen ist eine Möglichkeit der Ent-Lastung. Probieren Sie es aus! Geben Sie ab!
Schritt 1: Vorbereitung
• Welche von den vielen alltäglichen Aufgaben im Unternehmen können Sie abgeben?
• Wer von Ihren Mitarbeiter/innen könnte von diesen Aufgaben etwas übernehmen? Wer ist dafür geeignet?
• Wer erfüllt die fachlichen und individuellen Voraussetzungen oder kann sich diese zeitnah aneignen?
• Welche Voraussetzungen müssen dafür noch geschaffen werden?
Erstellen sich dazu eine Liste. Achten Sie darauf, dass es sich um in sich abgeschlossene Tätigkeitsbereiche handelt. Kompetenzen innerhalb des Teams sollten sich selbstverständlich auch nach der Neuverteilung der entsprechenden Aufgaben nicht überschneiden.
Schritt 2: Delegation
Delegieren Sie in folgenden Schritten:
• Führen Sie ein Vorgespräch mit dem/r Mitarbeiter/in. Erklären Sie exakt die Arbeitsaufgabe und zeigen Sie deutlich Ihre Erwartungen auf.
• Demonstrieren Sie die Arbeitsaufgabe. Kommunizieren Sie konkret, worauf Sie dabei Wert legen. Lassen Sie sich die Tätigkeit anschließend vorführen und korrigieren Sie den/r Mitarbeiter/in gegebenenfalls.
• Stellen Sie deutlich die Delegierung der Aufgabe und die damit verbundene Übertragung der Kompetenz dar. Bieten Sie sich als Ansprechpartner für Rückfragen an.
Schritt 3: Controlling
• Kontrollieren Sie nach einigen Tagen, ob die Aufgabe zu Ihrer Zufriedenheit ausgeführt wurde und geben Sie dem/r Mitarbeiter/in entsprechendes Feedback zu Ihrem Eindruck.
• Lassen Sie bei Bedarf weiterreichende Korrekturen einfließen.
• Eine erneute, in regelmäßigen Zeitabständen durchgeführte Überprüfung dient der Sicherheit, gibt die Chance zur Leistungsverbesserung und Weiterentwicklung der Mitarbeiterin.
Und was können Sie für Ihre Mitarbeiter/innen und sich persönlich noch tun, um Stress zu verringern?
Neben einer hohen Arbeitsbelastung spielen vor allem die eigenen Anforderungen und der Führungsstil eine vornehmliche Rolle bei der Entstehung von Überbelastung und Burnout. Führungskräfte gelten selbstverständlich auch als Vorbild für die Unternehmensphilosophie. Sie haben großen Einfluss auf das Klima im Unternehmen und beeinflussen aktiv durch ihr Handlungsweise, ob und inwieweit die Mitarbeiter die Sinnhaftigkeit und den Wert ihrer Tätigkeit erleben.
Neben der konkreten Delegation von Aufgaben und Kompetenzen im Team sollten Sie dafür sorgen, dass die Pausenzeiten in dem Unternehmen eingehalten werden und Überstunden für alle Beschäftigten die Ausnahme bilden.
Sorgen Sie ferner außerhalb des Unternehmens für gezielte Ent-Spannung und aktive Erholung.
Suchen Sie gemeinsam mit den Teams nach weiteren Möglichkeiten, die es in Ihrem Unternehmen auszuschöpfen gilt.
Gern unterstütze ich Sie dabei.
Ihre Jutta Teutsch
Businesscoach & Teamtrainerin