Newsletter vom 20.02.2017

Praxisanalyse als fachbezogene individuelle Praxisberatung

Wer auf dem Markt der Praxen an oberster Stelle mitmischen will, muss über die Stärken und Schwächen seines Unternehmens Bescheid wissen. Eine systemische und fachrelevante Analyse ermittelt die Potentiale der Praxis und liefert Impulse von außen.

Im Erstgespräch werden die Ziele, Vorstellungen und Veränderungswünsche des Praxisinhabers ermittelt. Ein Bild des SOLL-Zustandes wird erstellt. Anschließend werden in der mehrtägigen Analyse (bei laufendem Praxisbetrieb) alle Strukturen und organisatorischen Rahmenbedingungen aufgenommen. Ressourcen werden erfasst und aktuelle Probleme genauestens analysiert.  Damit entsteht ein reelles, sehr genaues und detailliertes Bild über den Ist-Zustand der Praxis.

Daneben werden Optionen erfasst, mit deren Hilfe die Entwicklung qualitätsorientierter Praxen nachhaltig gefördert werden können. Hierzu zählt auch die Ermittlung der Beschwerlichkeiten, die möglicherweise in Zukunft entstehen. Darauf vorbereitet können sie wesentlich einfacher überwunden werden.

Aus den in der Analyse gewonnenen Erkenntnissen werden Konzeptionen und Strategien abgeleitet. Daraus entsteht ein konkreter Fahrplan. Er liefert die Basis dafür, dass der gewünschte Soll-Zustand erreicht werden kann.

Die Fakten der Analyse werden im Anschluss schriftlich fixiert und in einem gesonderten Auswertungsgespräch umfassend rekonstruiert. Dabei werden konkrete Handlungsoptionen aufgezeigt, so dass Praxisinhaber und Team präzise Interventionsmöglichkeiten aufgezeigt bekommen.

Aufgrund der konzeptionellen Verbindung zwischen Prozessaufnahme und dem Aufzeigen konkreter Handlungsstrategien ergeben sich für Praxisinhaber und Team explizite Chancen, Wettbewerbsvorteile zu erkennen. Dementsprechend ist die Analyse ist ein weitreichender Prozess, bei dem die Praxisleitung tiefere und genauere Einblicke in ihr Unternehmen aus einem unabhängigen Blickwinkel erfährt.

Die Firma Teutsch Coaching unterstützt seit vielen Jahren Zahnarztpraxen und medizinische Einrichtungen. Sie sieht sich als Wegbegleiter und Unterstützer. Um diese Ziele zu erreichen, setzt Jutta Teutsch auf fachbezogene und professionelle Prozessberatung. Es wird größter Wert daraufgelegt, dass bei der erfolgten Praxisanalyse neben der Feststellung verbesserungswürdiger Strukturen und Abläufe konkrete, individuelle und vor allem praxistaugliche Hinweise zur Optimierung und Umsetzung von Zielen gegeben werden. Aufgrund dieser Qualitätsmerkmale werden die Praxisanalysen der Firma Teutsch Coaching durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) mit bis zu 90% staatlich gefördert. 

http://www.bafa.de/DE/Wirtschafts_Mittelstandsfoerderung/Beratung_Finanzierung/Unternehmensberatung/unternehmensberatung_node.html

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass eine Unternehmensanalyse in Zahnarztpraxen bei entsprechend zuverlässiger Umsetzung der strategischen Maßnahmen der Sicherung und dem Ausbau der Wirtschaftlichkeit der Praxis dient. Infolge kann die Praxiskonzeption an die vorherrschenden dynamischen Marktverhältnisse angepasst werden. Damit ergibt sich die Chance, das Praxisimage qualitätsorientierter Zahnarztpraxen nachhaltig und wirksam auszubauen.

Jutta Teutsch

 

 

Newsletter vom 08.02.2016

Wie sieht Ihr Praxiskonzept aus?
Oft erhalte ich auf diese Frage die Antwort: „Was für ein Konzept, Frau Teutsch? Ich gehe hier morgens rein, bohre und ziehe Zähne, nehme Abdrücke und sorge dafür, dass meine Patienten wieder kauen können und schmerzfrei sind. Abends gehe ich hier völlig platt raus und das fünf Tage die Woche.“ Kommt Ihnen das bekannt vor?

Sie haben irgendwann einmal eine Praxis eröffnet, sich voller Elan selbständig gemacht.
Dafür haben Sie sich die entsprechenden Räumlichkeiten gesucht, für die technischen Voraussetzungen gesorgt, ein Team zusammengestellt, sich ein Bestellbuch und ein paar Computer mit den entsprechenden Programmen angeschafft und los ging´s, nicht wahr? Das Bestellbuch war schnell voll, manchmal sogar zu voll. Immerhin die Zahlen stimmten und alles erschien auf den ersten Blick hin stimmig.

Doch dann kamen die Belastungen dazu und der Ärger …
über die Patienten, die ihre Termine nicht einhielten oder nur dann erschienen, wenn sie Beschwerden hatten, über die Mitarbeiterin, die die Schmerzpatienten wieder einmal dazwischen geschrieben hatte, weil sie sich keinen anderen Rat wusste. Vielleicht haben Sie versucht, die Prophylaxe in Ihrer Praxis zu etablieren, doch schnell mussten Sie feststellen, dass Ihr Mitstreiter, der seine Praxis um die Ecke hat, die Zahnreinigung für einen Bruchteil dessen anbot, was sie bei Ihnen gekostet hätte. Und wie oft haben Ihnen Ihre Patienten auf Ihre Empfehlung zu einer hochwertigem Versorgung hin entgegnet, dass sie es sich „mal überlegen und sich dann melden würden“. Und natürlich haben Sie schon geahnt, dass Sie davon nichts mehr hören würden.

Haben Sie sich in solchen Momenten auch gefragt, was da falsch läuft?
Und war es wirklich Ihr Ziel, in erster Linie Zähne lediglich zu reparieren und das möglichst mit den kostengünstigsten Materialien und dann wahrscheinlich auch nur mit mäßiger Freude an der Arbeit und dem Ergebnis?

Darum wiederhole ich meine Frage an dieser Stelle noch einmal:
Wie sieht Ihr Praxiskonzept aus?
Wenn Sie einen Vortrag vor anderen Mitstreitern Ihres Faches halten müssten, würden Sie sich im Vorfeld Gedanken über Ihre Zuhörer machen, über deren Interessen und Absichten? „Natürlich!“ werden Sie sagen. Und würden Sie sich überlegen, wie Sie sie überzeugen können? Ganz sicher ja. Sehen Sie und bei der Erstellung Ihres Praxiskonzepts sollten Sie ebenso verfahren. Die Interessen Ihrer Patientenzielgruppe und Ihre Absichten entscheiden darüber, woran Sie Ihr Konzept ausrichten. Schließlich ist es Ihre Praxis.

Meine Tipps für die Entwicklung eines erfolgreichen Praxiskonzepts:
1. Nehmen Sie sich Zeit für die Konzeptentwicklung.
2. Erstellen Sie sich einen Plan, wie Sie vorgehen wollen.
2. Analysieren Sie und stellen Sie Bestehendes infrage.
3. Seien Sie mutig, denken Sie groß und entwickeln Sie Visionen.
4. Lassen Sie sich nicht von Ihrem Anspruch an Perfektionismus überrollen. Denken Sie daran, dass ein Konzept dazu dient, mit ihm zu arbeiten und anhand der Erfahrungen auch nachträglich Veränderungen einbringen zu können.
5. Legen Sie fest, wann Sie Ihre Mitarbeiter/innen informieren und möglicherweise in die Entwicklung des Konzepts einbeziehen wollen.

Erfolgreiche Praxen holen sich dazu sehr oft auch externe Unterstützung.
Sie wissen, dass der Blick von außen unzählige ungenutzte Potentiale freilegen kann. Und sie versäumen es nicht, ihr Praxisteam mit einzubeziehen, denn auch ein gutes Konzept verkauft sich nicht von alleine.

Worauf also warten? Arbeit soll Spaß machen, Erfolge und zufriedenstellende Resultate bringen…
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg.

Newsletter vom 26.10.2015

Als niedergelassener Zahnarzt oder Mediziner erfolgreich zu sein – was bedeutet das überhaupt?

Viele von Ihnen haben es schon bemerkt: es gibt eine zunehmende Notwendigkeit, seinen Beruf auch nach unternehmerischen Konzepten auszurichten. Es geht darum, das Kosten-Leistungs-Verhältnis im Blick zu behalten und sich vielleicht inzwischen von anderen Mitbewerbern abzuheben. Dabei gilt es nicht nur, in Momenten der Behandlung den Patienten die uneingeschränkte Aufmerksamkeit zu schenken – nein, als niedergelassener Mediziner sind für Sie eine ganze Menge Rollen zu besetzten: die als Manager, als Stratege, als Unternehmer, als Führungskraft, Lösungsfinder und als Chef. Daneben sind unternehmerische Eigenschaften wie zum Beispiel Stärke und Durchsetzungsvermögen, Leistungsmotivation, eine gewisse Toleranz gegenüber Ungewissheit und Risiko gefragt. Und gerade diese Toleranz ist es, die häufig einen Spagat verlangt.

Denn als Mediziner sind Sie es nicht gewohnt, Kompromisse oder Risiken einzugehen. Sie versuchen tagtäglich den größtmöglichen gesundheitlichen Nutzen für den Patienten zu erzielen und das selbstverständlich mit dem geringsten Risiko. Als Unternehmer erfolgreich zu sein, bedeutet hingegen auch immer ein Stückchen ein kalkulierbares wirtschaftliches Risiko einzugehen. Ihnen schwirrt der Kopf? Wie das alles schaffen? Dazu kommt neben all diesen Verantwortlichkeiten Ihr Privatleben häufig zu kurz? Wo also beginnen?

John William Gardner hat einmal gesagt: “Wir alle werden vor eine Serie großartiger Möglichkeiten gestellt – brillant maskiert als unlösbare Probleme.”
Manager aus anderen Wirtschaftsbereichen machen es vor: sie holen sich Hilfe zur Selbsthilfe, statt sich einen vorgefertigten Maßnahmenplan aufdrücken zu lassen. Sie nutzen ihre Möglichkeiten, wo immer sie können. Auch auf dem medizinischen Sektor werden es erfreulicherweise immer mehr niedergelassene Ärzte und Zahnärzte, die sich trauen, sich selbst zu reflektieren und dem folgen.

Was also hindert Sie noch daran, Ihre Träume und Vorstellungen zu verwirklichen?

Newsletter vom 10.09.2015

Welchen Sinn macht eigentlich eine Praxisanalyse?

Immer wieder werde ich von Praxisinhabern gefragt: „Wozu brauche ich eigentlich eine Praxisanalyse?“

In der langjährigen Zusammenarbeit mit meinen Kunden hat sich gezeigt,  dass es von immenser Wichtigkeit ist, im ersten Schritt zu analysieren, wohin Sie mit Ihrer Praxis überhaupt wollen. Es gilt das Ziel festzulegen, Ihr Ziel – denn es ist Ihre Praxis.

Den zweiten Schritt bildet die Analysierung der Ausgangslage, um zu schauen, wo Sie sich mit Ihrer Praxis befinden.

Erst danach können gemeinsam individuelle Strategien entwickelt werden, um Ihnen den Weg zu Ihren Visionen zu ebnen – denn 0-8-15-Maßnahmen gehören nicht in meinen Leistungskoffer .

Wenn Sie also auch selbst schon immer mal herausfinden wollten,

  • wo Sie mit Ihrer Praxis stehen
  • wieso Ihre Patienten einfach ihre Termine nicht wahrnehmen
  • wie sich Ihr Team in bestimmten Situationen organisiert und miteinander kommuniziert
  • wie Ihre Patienten das Gesamtbild Ihrer Praxis empfinden
  • was Sie logistisch und in den Behandlungsabläufen noch verbessern können
  • welche Potentiale der Patientenumgang und -Service birgt
  • welche Ressourcen in Ihrer Praxis schlummern und wie Sie diese nutzbar machen können…

…dann sollten Sie sich für eine Praxisanalyse entscheiden.

Was würden Sie einem Patienten empfehlen, der unter Zahnschmerzen leidet und nicht weiß, wo sie herkommen? Ganz sicher den Gang zu einem Spezialisten, wie Ihnen. Und ja, selbstverständlich würden Sie ihn auffordern zu handeln.

Egal was Sie in Ihrer Praxis ändern oder in welchem Bereich Sie Ihre Praxis ausbauen wollen, Sie sollten handeln und mit einem Spezialisten zusammen arbeiten. Zahlreiche erfolgreiche Praxen arbeiten seit Jahren mit mir zusammen, denn die Erfolgsgeheimnisse sind immer die gleichen:

  • Klarheit: Werden Sie sich darüber klar, was Sie wollen. Je klarer Sie sich darüber sind, umso wahrscheinlicher ist es, dass Sie Ihre Ziele auch erreichen.
  • Eine andere Perspektive: Die meisten Menschen erzählen niemandem wirklich was Sie wollen und erhalten nie eine Sicht von außen.
  • Unterstützung: Nur wenige Praxen erreichen ihre Ziele im Alleingang. Erfolgreiche Zahnarztpraxen von heute haben Partner und Coaches – am besten welche vom Fach.

Stellen Sie sich also vor, wieviel entspannter, erfüllter und positiver Sie sich fühlen würden, wenn Sie Ihre Praxiserfolge so verändert haben, wie Sie es sich erträumen.

Ich helfe Ihnen gerne dabei!

Ihre Jutta Teutsch

 

 

Newsletter 18.05.2015

Eine Praxis zu führen oder ein Unternehmen zu leiten ist wie der Kapitän auf einem großen, luxuriösen Passagierschiff zu sein.

Die Gäste auf dem Schiff sollen sich gut aufgehoben und exzellent behandelt fühlen. Sie kommen, genießen den Aufenthalt an Bord und gehen nach der Reise wieder. Die, die sich besonders wohl gefühlt haben jedoch kommen gern wieder. Sie sind bereit, viel Geld für den Aufenthalt an Bord zu bezahlen und manche von ihnen mussten lange dafür sparen, um sich diesen Traum zu verwirklichen. Die Crew aber bleibt, die meisten von ihnen jedenfalls. Sie ist es, die für das Wohlbefinden der Gäste verantwortlich ist und wie ein Uhrwerk Hand in Hand arbeitet.

Der Kapitän indes steuert das Schiff, trägt die Hauptverantwortung für Gäste und Crew.
Gibt er die falschen Kommandos, kann es zu unabsehbaren Folgen kommen. Er steht an der Spitze und braucht mitunter auch Distanz zur Crew, um sich Respekt zu verschaffen. Doch natürlich ist es auch wichtig, dass ihn das Team auf mögliche Fehlentscheidungen aufmerksam machen darf. Und tut das das Team auch, bedeutet das, dass es sich verantwortlich fühlt, verantwortlich für die Abläufe an Bord, für die Gäste und dafür, dass das Schiff sicher das Ziel, den nächsten Hafen erreicht. Es bedeutet auch, dass sie ihre Arbeit mit Achtsamkeit verrichten. Und wenn der Kapitän ein offenes Ohr für Kritik und Anliegen hat, steigert das sein Ansehen bei der Crew immens. Dürfen die Crewmitglieder hingegen keine Hinweise geben, resignieren sie schnell und denken sich: “… Der macht sowieso, was er will.”

Wenn die Crewmitglieder Kritik anbringen dürfen und davon respektvoll Gebrauch machen, bedeutet das auch, dass sie Vertrauen zu ihrem Kapitän haben.
Würden sie sich sonst trauen, zu ihm zu gehen und etwas, was ihnen aufgefallen ist, offen anzusprechen? Und es zeigt, dass sie motiviert sind. Einem unmotivierten Mitarbeiter ist es egal, was richtig und was falsch läuft. Er hat innerlich schon gekündigt und manchmal ist es nur eine Frage der Zeit, bis er es wirklich tut. Insofern sollte jede Kündigung eines Crewmitgliedes den Kapitän auch dazu veranlassen, darüber nachzudenken, was falsch gelaufen ist, auch dann, wenn er darüber verständlicherweise im ersten Moment noch so wütend ist.

Jedem von uns ist schon mal ein Fehler unterlaufen oder wir haben etwas übersehen oder nicht bemerkt.
Das kann passieren. Wichtig ist, dass es jemand bemerkt und uns darauf hinweist und uns nicht blind ins Messer laufen lässt. Also bedeutet das auch, dass das Crewmitglied Loyalität besitzt, aufmerksam ist und gewissenhaft seinen Job macht. Sonst wäre ihm der Fehler nicht aufgefallen. Loyale Mitarbeiter äußern ihre Ansicht im Übrigen automatisch offen und respektvoll.

Natürlich gehört auch Mut dazu, zuzulassen, dass einen die Mitarbeiter auf Dinge ansprechen dürfen, die einem vielleicht unangenehm sind.
Doch es ist auch eine Riesenchance für das gesamte Team zu lernen, wie man mit Feedback lösungsorientiert umgehen und das Beste daraus machen kann. Von wem sonst, wenn nicht vom Kapitän, dem Häuptling persönlich sollen sie es lernen, selbst den Mut aufzubringen zu reflektieren, wenn etwas falsch gelaufen ist? Nur so kann das Team vorankommen, aus Fehlern lernen und wirkliche Spitzenleistungen erzielen.

Und ist es nicht das, was wir Unternehmer uns immer von unseren Mitarbeitern wünschen: Aufmerksamkeit, Respekt, Loyalität, Gewissenhaftigkeit, Motivation, Vertrauen, Mut und Verantwortungsbewusstsein? Also, geben wir ihnen doch die Chance, diese Werte im beruflichen Konsens weiter zu entwickeln. Und mit großer Wahrscheinlichkeit, so nebenbei, lernen sie auch für das Leben eine Menge, dass ihnen weiterhelfen wird. Ihr Team wird auf jeden Fall davon profitieren und Ihre Praxis und Sie selbst ganz sicher auch.

Möchten Sie meine Unterstützung in Anspruch nehmen und von meinen Impulsen profitieren? Dann kontaktieren Sie mich. Ich freue mich auf Sie!

Ihre Jutta Teutsch
Businesscoach & Teamtrainerin

 

 

Newsletter 13.05.2015

Kaum noch Zeit für die Patienten

Immer häufiger werden Diagnosen vom Kosten- und Zeitdruck der Ärzte beeinflusst. Die TV-Sendung Nano berichtet über die alarmierenden Ergebnisse der Recherche einer Gutachterkommission für ärztliche Behandlungsfehler. Studien ergaben, dass 15 Prozent aller Diagnosen schlichtweg falsch sind und jeder Fünfte Patient der Meinung ist, der Arzt hätte ihm lediglich gefühlte 5 Minuten Zeit gewidmet.
(Quelle: http://www.3sat.de/page/?source=/nano/medizin/164574/index.html)
Der weltberühmte Kardiologe Bernard Lown geht noch einen Schritt weiter. Er vertritt die Auffassung,dass auf mehr als 90 Prozent aller Herzkatheter-Untersuchungen verzichtet werden könne, wenn man dem Patienten nur zuhören würde.
Professor Hartwig Bauer, Generalsekretär der Deutschen Gesellschaft für Chirurgie berichtet darüber hinaus, dass, ein Arzt den sein Anliegen schildernden Patienten bereits nach durchschnittlich 18 Sekunden (!) unterbricht.
(Quelle: http://www.fr-online.de/wissenschaft/diagnose-stoerfaktor,1472788,3190366.html)

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Mischung aus Kosten- und Zeitdruck zu einer hohen Arbeitsbelastung bei Ärzten und Zahnärzten führt und infolge einen für den Patienten nicht ungefährlichen Kreislauf ergibt.
Doch bedeutet das für die Zukunft, dass unser Gesundheitswesen zwangsläufig an dem Kostendruck krankt und der Arzt tatenlos zusehen muss? Oder gibt es Möglichkeiten, dem entgegenzuwirken? Und wenn ja, wo ließe sich ansetzen?
Einerseits ist es an der Zeit, gemeinsam mit der Politik ein wirklich praktikables Konzept für unser Gesundheitswesen zu entwickeln. Andererseits heißt es selbst eigenverantwortlich aktiv zu werden.

Ärzte sind Ärzte geworden, um zu heilen.
Die meisten von ihnen jedenfalls. Das ist sehr löblich, denn was wären wir alle ohne sie? Doch auch zuhören will gelernt sein. In Zukunft sollen es Ärzte von der Pike auf lernen, mit ihren Patienten gekonnt zu kommunizieren. Dafür ist seitens der Hochschulen inzwischen ein Kommunikationscurriculum für Medizinstudenten vorgesehen. Schön für die kommenden Generationen von Ärzten. Doch was geschieht mit den bereits praktizierenden Ärzten und Zahnärzten und vor allem: was mit deren Teams? Ja, es gibt eine Menge interessanter Fachliteratur zu diesem Thema. Natürlich gibt es auch eine Vielzahl von theoretischen Fortbildungen, Vorträgen und Seminaren. Doch wie kann die moderne Praxis von heute das erworbene theoretische Wissen in die Praxis umsetzen?

Ich habe zu dieser Problematik Ärzte und Zahnärzte in ganz Deutschland befragt.
Sie bemängelten, dass ihnen bei den herkömmlichen Methoden vielfach die Überleitung von der Theorie in die Praxis fehle, die vermittelten Konzepte in Sachen Praxistauglichkeit nicht realistisch seien und das Team häufig „eine andere Sprache spräche“, als sie selbst.

Daraus entwickelt hat sich ein praktikables und praxisnahes Konzept, in dem explizites Hin-hören, gezielte Kommunikation mit weniger Fachchinesisch und eine qualitativ gute Patientenberatung in angemessener Zeit die Schwerpunkte bilden. Mein Ziel ist es durch zielgerichtete Kommunikations-Workshops in Verbindung mit -Trainings Mediziner in Einbindung der Teams auf diesem so wichtigen Weg mit diesem Konzept begleitend zu unterstützen.

Werden auch Sie aktiv! Gern stehe ich Ihnen mit meinen Erfahrungen zur Verfügung.

Bis bald!

Ihre Jutta Teutsch

Newsletter 24.03.2015

„Zu glauben, dass wir unsere Möglichkeiten ausschöpfen, ist einer unserer größten Irrtümer.“
Diesen Spruch hat ein guter Freund von mir geprägt, Dr. Dieter Höntsch. Und seine kleinen wundervollen Büchlein heißen nicht nur so, sie sind auch wirkliche „Gedankengeschenke“.

Schöpfen wir im beruflichen Kontext denn immer unsere Möglichkeiten aus? Sicher nicht. Unternehmer und Praxisinhaber können ein Lied davon singen. Sie haben viele Gemeinsamkeiten: Verantwortung für ihr Tun und Handeln, eine Führungsposition in dem Team, was sie leiten, zahlreiche administrative Aufgaben und eine Menge Verantwortung. Wenn ich mich mit ihnen unterhalte, stelle ich immer wieder fest: die meisten von ihnen unterliegen dem Glauben, zu wenig Gestaltungsspielraum zu haben. Vor allem verbindet sie oft eine Sache, die sie nicht haben, und das ist: Zeit! Zeit ist neben Gesundheit unser wertvollstes Gut.

Doch ist Zeit wirklich Mangelware in der heutigen Zeit?
Was macht es mit uns, wenn wir meinen, zu wenig Zeit für die wichtigen Dinge zu haben? Wir bauen oft unbewusst Druck auf und empfinden diese Situationen als negativen Stress. Infolge empfinden wir Anspannung, Müdigkeit, Erschöpfung bis hin zur Entstehung von Burnout. Wenn Sie das Gefühl haben, besonders belastet zu sein, ist es ratsam, sofort entgegenzuwirken. Und genau hier sollten wir ansetzen – die Möglichkeiten dafür zu erkennen und auszuschöpfen.
Wie also können wir Stress verringern und wo im Unternehmensalltag können wir in diesem Konsens Zeit einsparen, um mehr Freiraum zu haben?

Beginnen Sie bei der Aufgabenverteilung in Ihrem Unternehmen.
Muss sich ein Unternehmer eigentlich immer selbst um alle administrativen Aufgaben kümmern? Fragen Sie sich selbst, inwiefern Sie die Möglichkeit, Vertrauen zu Ihren Mitarbeitern aufzubauen, um Kompetenzen guten Gewissens abzugeben, wirklich ausgeschöpft haben!
Eine gezielte Delegation von Aufgaben und Kompetenzen ist eine Möglichkeit der Ent-Lastung. Probieren Sie es aus! Geben Sie ab!

Schritt 1: Vorbereitung
• Welche von den vielen alltäglichen Aufgaben im Unternehmen können Sie abgeben?
• Wer von Ihren Mitarbeiter/innen könnte von diesen Aufgaben etwas übernehmen? Wer ist dafür geeignet?
• Wer erfüllt die fachlichen und individuellen Voraussetzungen oder kann sich diese zeitnah aneignen?
• Welche Voraussetzungen müssen dafür noch geschaffen werden?
Erstellen sich dazu eine Liste. Achten Sie darauf, dass es sich um in sich abgeschlossene Tätigkeitsbereiche handelt. Kompetenzen innerhalb des Teams sollten sich selbstverständlich auch nach der Neuverteilung der entsprechenden Aufgaben nicht überschneiden.

Schritt 2: Delegation
Delegieren Sie in folgenden Schritten:
• Führen Sie ein Vorgespräch mit dem/r Mitarbeiter/in. Erklären Sie exakt die Arbeitsaufgabe und zeigen Sie deutlich Ihre Erwartungen auf.
• Demonstrieren Sie die Arbeitsaufgabe. Kommunizieren Sie konkret, worauf Sie dabei Wert legen. Lassen Sie sich die Tätigkeit anschließend vorführen und korrigieren Sie den/r Mitarbeiter/in gegebenenfalls.
• Stellen Sie deutlich die Delegierung der Aufgabe und die damit verbundene Übertragung der Kompetenz dar. Bieten Sie sich als Ansprechpartner für Rückfragen an.

Schritt 3: Controlling
• Kontrollieren Sie nach einigen Tagen, ob die Aufgabe zu Ihrer Zufriedenheit ausgeführt wurde und geben Sie dem/r Mitarbeiter/in entsprechendes Feedback zu Ihrem Eindruck.
• Lassen Sie bei Bedarf weiterreichende Korrekturen einfließen.
• Eine erneute, in regelmäßigen Zeitabständen durchgeführte Überprüfung dient der Sicherheit, gibt die Chance zur Leistungsverbesserung und Weiterentwicklung der Mitarbeiterin.

Und was können Sie für Ihre Mitarbeiter/innen und sich persönlich noch tun, um Stress zu verringern?
Neben einer hohen Arbeitsbelastung spielen vor allem die eigenen Anforderungen und der Führungsstil eine vornehmliche Rolle bei der Entstehung von Überbelastung und Burnout. Führungskräfte gelten selbstverständlich auch als Vorbild für die Unternehmensphilosophie. Sie haben großen Einfluss auf das Klima im Unternehmen und beeinflussen aktiv durch ihr Handlungsweise, ob und inwieweit die Mitarbeiter die Sinnhaftigkeit und den Wert ihrer Tätigkeit erleben.
Neben der konkreten Delegation von Aufgaben und Kompetenzen im Team sollten Sie dafür sorgen, dass die Pausenzeiten in dem Unternehmen eingehalten werden und Überstunden für alle Beschäftigten die Ausnahme bilden.
Sorgen Sie ferner außerhalb des Unternehmens für gezielte Ent-Spannung und aktive Erholung.

Suchen Sie gemeinsam mit den Teams nach weiteren Möglichkeiten, die es in Ihrem Unternehmen auszuschöpfen gilt.
Gern unterstütze ich Sie dabei.

Ihre Jutta Teutsch
Businesscoach & Teamtrainerin

Newsletter 12.02.2015

Kritik konstruktiv vermitteln ist eine Kunst für sich.
Gar nicht so einfach meinen Sie? Zugegeben, es fällt vielen von uns schwer, Kritik zu üben und oft noch mehr, sie selbst auch anzunehmen. Und eigentlich wollen wir damit nutzbringendes Feedback und wertvolle Tipps geben. Selbst für die meisten Führungskräfte ist das immer wieder eine Herausforderung.  In erster Linie geht es darum, einem Mitarbeiter oder Vorgesetzten zu vermitteln, inwiefern er Ihren Erwartungen gerecht wird. Wichtig ist, Ihrem Gegenüber zu vermitteln, was falsch gelaufen ist. und trotz alledem Wertschätzung zu vermitteln.

Hier die 10 wichtigsten Punkte, die es beim Feedback zu beachten gilt:

Tipp 1: Machen Sie aus einem Feedbackgespräch keine Generalabrechnung, auch nicht, wenn Sie sich noch so ärgern. Atmen Sie ein paar Mal tief ein und aus. Spiegeln Sie dann durch Ruhe und Gesprächsbereitschaft Ihre Souveränität und Lösungsorientiertheit.

Tipp 2: Führen Sie ein solches Gespräch immer unter vier Augen. Ein Vorführen vor versammelter Mannschaft wirkt ausgesprochen destruktiv. Niemand, auch nicht Sie selbst, möchte öffentlich mit seinen Fehlern konfrontiert werden. Vermeiden Sie daher, dass die Kritik die mentale Stabilität Ihres Gegenübers gefährdet.

Tipp 3: Benennen Sie im ersten Schritt des Gespräches auch positive Ergebnisse. Nutzen Sie dafür „Ich-Botschaften“: „Ich bin der Meinung, dass Sie sich bei uns inzwischen gut eingearbeitet haben…“

Tipp 4: Greifen Sie Ihr Gegenüber nie persönlich an. Statt einem „Sie haben da…!“ formulieren Sie die Kritik lieber sachbezogen: „Mir ist aufgefallen, dass bei der Bearbeitung von … Fehler aufgetreten sind.“

Tipp 5: Vermeiden Sie Verallgemeinerungen, wie „immer“, „laufend“, „ständig“, „alle“, „nie“.  Bringen Sie stattdessen Transparenz in die Kritik. Benennen Sie den Fall  konkret und zeigen Sie die unangenehmen Folgen für das Unternehmen bzw. den Patienten auf.

Tipp 6: Kommunizieren Sie nicht mit Interpretationen „Man könnte meinen, dass Sie …“ Sagen Sie lieber das, was Ihre Gedanken, Ihr Eindruck von der Situation ist: „Ich denke, dass das …“

Tipp 7: Bewerten Sie nach fairen Maßstäben. War die Aufgabe für Ihr Gegenüber von vornherein konkret genug formuliert? Kennt Ihr Gegenüber Ihre Erwartungen genau? Haben Sie diese im Vorfeld klar kommuniziert? Wenn nicht, benennen Sie Ihre Vorstellungen klar und deutlich: „Ich wünsche mir für die Zukunft, dass …“

Tipp 8: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Gegenüber eine Anregung mitnimmt, die ihm hilft, sich zu verbessern. Filtern Sie, welche Unterstützung er benötigt, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden. Vielleicht benötigt er Hilfe beim Ausbau seiner rhetorischen und kommunikativen Fähigkeiten? Oder er konnte eine solche Aufgabe in dieser Dimension nicht alleine bewältigen und  konnte deshalb nicht damit umgehen?

Tipp 9: Geben Sie Ihrem Gesprächspartner die Möglichkeit zu äußern, was er selbst seiner Meinung nach beim nächsten Mal anders machen würde. Nur so kann er mit Ihren Äußerungen konstruktiv umgehen und Dinge verändern. Vermitteln Sie bei Bedarf eigene konkrete Lösungsvorschläge als Hilfestellung.

Tipp 10: Beenden Sie das Gespräch positiv. Ermutigende Kritik fördert entscheidend die Leistungsbereitschaft. Und halten Sie wichtige Vereinbarungen und Teilziele schriftlich fest, um die Verbindlichkeit zu unterstreichen.

Sie haben weitere Fragen? Gern stehe ich Ihnen mit meinen Erfahrungen zur Verfügung.

Ihre Jutta Teutsch